Onze dienstverlening gaat verder dan alleen het beantwoorden van de telefoon. Het telefonistenteam wordt goed getraind en vormt op die manier een onderdeel van uw bedrijf
Telefoonservice
Bij ieder gesprek noteren wij uiteraard duidelijk wie er voor u belt en waarover het gaat. Wij kunnen terugbelnotities maken, maar ook is het mogelijk gesprekken direct met u door te vinden. OF alleen DIE gesprekken die voor u belangrijk zijn. Wij kunne extra vragen stellen of specifieke informatie doorgeven, net wat voor uw bedrijf belangrijk is. Na afloop van ieder gesprek, krijgt u direct een terugkoppeling per e-mail en/of via sms mocht u dat willen.
Direct doorverbinden
Op momenten of in gevallen waarbij u dat wenst, kunnen wij de beller direct met u doorverbinden. Dit doen we uiteraard met een ‘warme aankondiging’ zoals dat heet: wij bieden het gesprek aan, geven door wie ervoor u belt en melden kort waarover het gaat. U kunt dan bepalen of u het gesprek aan wilt nemen of niet. Als het u niet schikt, kunnen wij het gesprek verder voeren en afhandelen overeenkomstige uw wensen.
Eerstelijnsvragen direct afhandelen
Zelfs als u een lijst met veel gestelde vragen op uw website heeft staan, zult u merken dat uw klanten vaak bellen omdat zij graag persoonlijk te woord gestaan worden. Alle relatief eenvoudige vragen worden door ons beantwoord, terwijl complexe en tijdrovende vragen naar de tweede lijn worden doorgestuurd. Met de juiste informatie kunnen wij vaak heel veel vragen direct beantwoorden voor u.
Tweedelijnsvragen worden naar u doorgezet
De meer complexe en tijdrovende vragen worden naar u doorgezet. Wij kunnen deze direct naar u doorverbinden of de vraag op de juiste manier noteren. Dit laatste kan door een korte omschrijving te noteren. Zo kunt u het gesprek met uw klant voorbereiden en met de juiste informatie bij de hand terugbellen.
Toegang tot uw systeem
Door ons eventueel toegang tot uw systeem te geven, kunnen wij over de gewenste informatie beschikken en daardoor een groter deel van de klantenvragen afhandelen. Denkt hierbij aan agendabeheer
Agendabeheer
Werkt u met een digitale agenda? Wij kunnen deze voor u beheren. Agendabeheer is een handige aanvulling op telefoonservice. Zo kunnen afspraken direct worden ingepland waardoor een optimale afstemming ontstaat. Dat bespaart veel tijd en kan voor uw bedrijfsvoering heel efficiënt zijn. Door uw agenda met ons te delen, kan er aan beide kanten agendabeheer plaatsvinden.
Inloggen in uw systeem
In veel organisaties wordt met een softwaresysteem gewerkt waar de agenda aan gekoppeld is. Meestal beschikken dit soort systemen ook over de mogelijkheid om agendabeheer via een afspraken bureau te laten lopen. Wij loggen dan in op uw systeem en krijgen de bevoegdheid om afspraken te maken of te bewerken. Die bevoegdheid is beperkt, dus gevoelige informatie, zoals bijvoorbeeld de facturatie en cliënten informatie, is voor ons dan niet zichtbaar.